Shelvia Pebriani

Salam sejahtera bagi kita semua. pada kesempaatan kali ini kita akan membahas macam-macam surat beserta fungsi dan ciri-cirinya. baiklah daripada menunggu lama langsung saja simak macam-macam surat berikut ini..

Pengertian Surat :
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.
Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:
· Kepala surat
· Tempat dan tanggal pembuatan surat
· Nomor surat
· Lampiran
· Hal atau perihal
· Alamat tujuan
· Salam pembuka
· Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
  1. paragraf pembuka
  2. isi surat
  3. paragraf penutup
· Salam penutup
· Tanda tangan dan nama terang


Penggolongan Surat Menurut Sifatnya :
Penggolongan surat menurut sifatnya ada beberapa macam, yaitu:
Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarganya.
Surat pribadi ada dua macam yaitu:
a. surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan, persahabatan dan perkenalan.
b. surat setengah resmi misalnya surat lamaran kerja.
Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas.
A. Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan, persahabatan dan perkenalan.
Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan, persahabatan dan perkenalan adalah surat yang tidak resmi yang dikirimkan kepada keluarga, sahabat atau orang tertentu.
contoh :

B. Surat Setengah Resmi
Surat setengah resmi contohnya surat lamaran kerja. Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya.
Contoh :





Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.


Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu
Contoh :




Surat Sosial 
Surat sosial adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan organisasi kemasyarakatan lainnya yang sifatnya bukan mencari keuntungan.
Contoh :

B. Penggolongan Surat Menurut Wujudnya
1. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang penulisannya tidak menggunakan lembaran khusus, cukup kertas surat biasa dan pengirimannya tidak pada kesempatan pertama karena tidak memakai biaya pengiriman kilat atau kilat khusus.
Contoh :
2. Surat Memo
Surat memo (memorandum) adalah surat yang digunakan untuk komunikasi secara tertulis dilingkungan kantor/organisasi itu sendiri dan sifatnya informal. umumnya isinya berupa pengetahuan, permintaan atau hal lain. penulisannya dapat juga diketik atau ditulis tangan. memo umumnya singkat, isi memo tidak lebih dari 10 baris. memo dibuat oleh atasan kepada bawahan dan sebaliknya atau antar pejabat yang setingkat. memorandum mempunyai ukuran kertas yang umum oktavo atau A5.
Contoh :
3. Surat Telegram/Surat Kawat
Telegram berasal dari kata tele (yang berarti jauh) dan gram (tanda atau bentuk). dengan kata lain telegram berarti pemindahan tulisan dengan bantuan pesawat telegraf dalam jarak jauh. ciri berita telegram adalah kalimat singkat. untuk telegram dinas pemerintah huruf yang dipakai adalah semua huruf besar, sedangkan untuk telegram swasta atau umum semuanya huruf kecil. berita telegram ditulis pada sehelai blanko telegram yang telah disediakan oleh kantor telegram. blanko telegram ada yang diisi oleh petugas kantor telegrem dan ada yang ditulis sendiri oleh sipengirim berita.
Contoh :



4. Kartu Pos
Kartu pos adalah segala macam surat yang ditulis diatas karton yang berukuran 15 cm x 10 sm yang disahkan pemakaiannya oleh porum POSTEL. ukuran kartu pos demikian terbatas sehingga dalam penulisan berita harus singkat dan tidak rahasia karena pengiriman kartu pos tidak menggunakan sampul khusus. selain itu kartu pos yang dikeluarkan oleh parpostel ada juga yang membuat secara pribadi atau perorangan.
Contoh :


C. Penggolongan Surat Menurut Keamanan Isi Surat
1. Surat Sangat Rahasia
Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen penting yang berhubungan dengan rahasia atau keamanan negara. surat ini ditandai dengan kode SRHS (singkatan dari sangat rahasia).
Contoh :
2. Surat Rahasia
Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen ringan yang hanya boleh diketahui satu atau oleh beberapa orang pejabat tertentu dalam suatu instansi.
Contoh :


D. Penggolongan Surat Menurut Proses Penyelesaiannya
1. Surat Sangat Segera/Kilat
Surat sangat segera/kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera. surat ini harus didahulukan dari surat-surat lainnya baik dalam proses pembuatan maupun proes pengirimannya.
Contoh :
2. Surat Segera
Surat segera adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera, tetapi tidak sesegera surat kilat. bila dikirim dengan via pos biaya perangko surat ekspres tentu lebih besar dari prangko surat biasa.
Contoh :

3. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang diperlukan secara biasa, tidak diistimewahkan.
Contoh :

E. Penggolongan Surat Menurut Dinas Surat
1. Surat Biasa
Surat biasa ialah surat surat yang dikirimkan dengan menempel perangko yang termurah, seperti telah ditetapkan oleh PARPOSTEL, misalnya Rp 300,00
Contoh :




2. Surat Kilat
Surat kilat ialah surat yang pemberangkatan dan pengantarannya diutamakan dari surat biasa. diusahakan bahwa surat itu harus sampai dalam 1 x 24 jam. cara pengirimannya dapat dilakukan dengan hanya memberi perangko yang telah ditentukan oleh Perum Pos dan Giro dan lebih mahal dari perangko surat biasa.
Contoh :
3. Surat Kilat Khusus
Surat Kilat Khusus ialah surat yang dipinjam pengirimannya selama 1 x 24 jam oleh PARPOSTEL dan harus sudah ada jaringannya pada daerah yang akan dikirimi surat kilat khusus ini.
Contoh :



4. Surat Tercatat atau Terdaftar
Surat tercatat atau terdaftar ini lebih baik lagi jaminannya dari kilat khusus karena pihak pos akan selalu memonitor pengiriman surat ini. dan setiap waktu yang telah ditentukan ada pemberangkatan, sedangkan surat kilat khusus hanya 1 x 24 jam pengirimannya. surat ini pun menggunakan resi sebagai bukti bahwa surat sudah dikirim dan sudah diterima oleh penerima surat.
Contoh :

Itulah macam-macam surat menurut penggolongannya. Selanjutnya akan membahas macam-macam surat yang lainnya :

Surat Izin Tidak Masuk Sekolah
 Sebagai seorang siswa yang karena sesuatu hal tidak dapat melaksanakan tugas sebagaimana mestinya. untuk itu ia wajib memberitahukan alasan ketidakhadirannya tersebut kepada wali kelas/guru yang bersangkutan.
Contoh :



Itulah macam-macam surat yang saya posting kali ini.materi ini cocok bagi kamu yang berjurusan AP (Administrasi Perkantoran). Cukup sekian pembahasan kali ini, semoga dapat bermanfaat. Sampai jumpa dilain waktu guys..
Salam Shelvia.